C017 優先清單 / Priority List

說一下最近的工作感觸吧。

不同的工作思維

以前,上頭交代的工作通通都要完成,這包含直屬主管交辦的事、跨部門主管交辦的事,尤其是皇親國戚交代的事更要完成,我想大多數的台灣企業都是如此。能力強的人就被交代越多事,看著隔壁那能力不足的同事好像過得很快樂,自己卻扛著大大小小的專案。重要的專案要優先處理,但同時每個專案又都很重要。如果有交辦的事情沒被完成,十之八九是因為被遺忘了,表面上大家相安無事繼續過日子,心裡卻期許著主管不會突然想起。

如今,我接觸到一個蠻不錯的機制,叫做Priority List (優先清單)。清單上列著所有預計要執行的專案,依照優先次序排列。優先次序的排序,取決於很多個面向:可能是完成專案後能帶來的營收、能節省的成本、技術創新程度、是否與公司營運方向一致。擬出排序後,下一步就是計算要完成該項專案,需要投入多少的資源,像是多少人力、總工時、時程等等。這個清單有一條截止線,截止線以上的都是重要而且必須完成的專案,截止線以下則是不在當年度要關注的重點,或是只能以最低限度的資源來支援。

這個清單可以是公司、部門、個人,只要是部門層級以上的清單,可以想見會需要不同單位間持續的溝通和捕捉資訊,確保所有stakeholders(相關人士)都清楚各個專案的重要性,所以相當費心費力。另外一個我認為的缺點是,如果有個讓人手癢想做的專案,但偏偏重要程度不高,也只能看著它被其他專案淹沒。

Priority list並非一成不變,如果截止線下的專案突然被提高重要性,那可能會被移到線上,而線上重要程度最低的專案則被剔除到線下,如此一來能確保工作量不會「過度」超載(但還是會超載)。尤其在被幾乎無限量專案轟炸的日子裡(今天有人帶著問題找我討論,明天他可能就要求我協助他的專案),雖然多數專案已經有人主導,但身為相關人如果每個案子都要從頭跟到尾也是很耗費心力。

這時候就可以指著優先清單,「叫你老闆跟我老闆吵,吵贏了我就把你的專案移上去」。

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題外話

兩年前的這個月,我經歷了從未預期的變革,剎那間我成了流放者。同樣的劇情再次上演,這次我事前有所預感,而我成了倖存者。短短兩年間,我很幸運遇到了兩次,得以用兩種視角看待同一件危機。

我完全可以想像流放者們的心情,我希望那些年輕人能夠很快越過障礙,但對於稍微年長的人,我也期望他們不會從此意志消沉。我當時摔了一跤,但我的韌性讓我迅速地站起來。

有的倖存者可能心存僥倖心理,把這種事當作笑話看待,我很不以為然。因為我經歷過,我知道初次受到打擊的當下,心裡會有多錯愕和沮喪,夜深人靜時,記憶不斷在回放當天的場景,內心也不斷在反問自己的價值。

從疫情中後期開始,全球知名企業砍人的消息就時有所聞(不是指物理上的砍),而且持續了兩三年。這次躲過了不代表之後就一路順遂。我不會把這種現象稱為正常,但是要在變化多端的環境下生存,就必須要有快速地適應力。我不希望刀子掉要我頭上(因為很麻煩),但既來之則安之。有了前次的經驗,我想如果再來,我也會調適得很好。

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